Linh Chi Cát Lợi

Hãy cẩn thận, xung quanh bạn đang có nhiều kẻ rình mò nhằm lấy đi vốn thời gian quý giá của bạn!
Trước hết, hãy nhận diện những kẻ đánh cắp thời gian này đã:
Kẻ cắp số 1: Không biết nói "không"
Có rất nhiều người trong chúng ta không biết cách nói "không". Có thể do bạn không muốn làm buồn lòng ai đó, không muốn chứng minh mình không làm được việc hay không biết phải nói "không như thế nào?
Giải pháp:
- Tìm cách nói "không" 1 cách lịch sự.
- Hãy bắt đầu nói không với các đề nghị nhỏ.
- Nói 'không" khi việc chẳng quan trọng lắm.
- Nói "không" khi không phải trách nhiệm của bạn.
- Hãy hỏi "Có ai khác làm được việc đó không?"
- Sắp xếp ưu tiên công việc.
Kẻ cắp số 2: Nói lâu trên điện thoại
Bạn nói chuyện điện thoại mất bao lâu? Thời gian thực sự cần là bao lâu? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. Thực tế là khi nói chuyện điện thoại, có nhiều chuyện mới phát sinh và chúng ta bị cuốn theo bởi những câu chuyện dài lê thê, chuyện nọ nối chuyện kia. Cũng có khi bạn xác định chuyện cần nói nhưng đối tác lại lái sang 1 hướng khác làm bạn mất kiểm soát.
Giải pháp:
- Phân biệt chuyện phiếm với công việc.
- Sắp xếp các ý tưởng cần bàn.
- Học cách dừng cuộc điện thoại.
- Lấy ống nghe ra khỏi máy.
Kẻ cắp số 3: Bận rộn vì khách đến thăm và nói chuyện quá lâu
Trong công việc, chúng ta phải tiếp khách và dành thời gian cho khách là điều bình thường. Lãnh đạo phải dành thời gian tiếp đón nhân viên. Tuy nhiên, ít ai nghĩ rằng việc không quản lý dành thời gian cho khách lại là nguyên nhân lấy cắp thời gian của chúng ta.
Có nhiều lãnh đạo thích "mở cửa tự do". Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ. Dường như họ nói "thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến và lấy đi".
Cho dù bạn không "mở cửa tự do", bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều người chẳng làm gì để hạn chế sự việc này. Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn.
Giải pháp:
- Dự tính trước thời gian dành cho khách
- Lắng nghe cẩn thận
- Không ngắt lời giữa chừng
- Vào thẳng vấn đề và nói "không" khi cần thiết
- Làm chủ tình hình và không tỏ vẻ bối rối.
- Làm tiếp công việc dở dang sau khi gián đoạn
Kẻ cắp số 4: Văn phòng bừa bộn
Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bộn bề chứng tỏ bạn không có tổ chức. Người Nhật luôn có yêu cầu văn phòng phải thật gọn gàng, đồ đạc để đúng nơi. Nếu bạn để chỗ làm việc bừa bộn và không nhớ đồ vật nào ở vị trí nào thì khi có việc bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đi tìm. Thời gian lãng phí đó nên dành cho những việc khác có ích hơn.
Giải pháp:
- Hồ sơ sắp xếp hợp lý
- Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
- Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
- Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
- Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp

(Còn tiếp)

Theo nqcenter

Nguyễn Thị Ngọc
E-mail: ngocnt@aleteam.com